Fem enkla tips som förbättrar er projektplanering
Projektplaneringen är nyckeln som gör det önskade projektresultatet uppnåeligt. Det är kartan som vägleder skeppet. Som projektledare tittar du på tidplanen ofta, ibland dagligen, och vidtar de åtgärder som krävs för att hålla kurs.
För att kunna leverera ett bra resultat behöver du mata in mycket och rätt information i projektplaneringsverktyget. Här kommer fem enkla tips som förbättrar er projektplanering:
1. Organisera schemat
Med ”organisera” menar vi att göra det lätt att läsa och förstå. Du måste naturligtvis inte lägga aktiviteten i kronologisk ordning eller använda underuppgifter och grupperingar, men dessa funktioner i Gantts diagramverktyg gör det mycket lättare att tolka, granska och uppdatera data.
Försök att hitta ett sätt att organisera, gruppera och strukturera din projekttidplan så att det är lätt att förstå vad du tittar på. Rapporter, filter och modifierade/anpassade fält kan göra det enklare för dig och teamet.
2. Lägg till ett beroende
En viktig detalj för projektets framfart: beroende. Det är förvånansvärt lätt att missa ett beroende eller två när du matar in data i din programvara, så se till att kontrollera projekttidplanen noggrant. Leta efter aktiviteter som inte är kopplade till något och se till att de får en korrekt koppling.
3. Definiera aktivitetens varaktighet
Den här är lite klurig eftersom uppgiftens ”korrekta” varaktighet beror på projektets art. Vi förespråkar att uppgifter ska pågå i enlighet med vad som är rimligt för arbetet, men en tumregel är att inte ha väldigt korta eller långa aktiviteter som spiller över två rapporteringsperioder.
Så varför undvika långa aktiviteter? De gör det svårt att utläsa om arbetet fortskrider enligt plan eller inte. Ju kortare aktiviteter är, desto lättare är det att se om du kommer till slutet av arbetet i tid.
Och varför då undvika väldigt korta aktiviteter? För att de är tidskrävande att spåra. Om du exempelvis planerar en IT-installation över helgen som innebär många mindre aktiviteter, och som bara tar någon timme styck, så behöver du den detaljerade övergångsplanen. Men ju fler aktiviteter du har, desto större skyldighet läggs på projektledningsgruppen och projektplaneraren att hålla allt uppdaterat. Det kan bli onödigt belastande och ineffektivt.
Aktivitetens varaktighet är en balansgång, men informationen i din arbetsuppdelningsstruktur och arbetspaketinformation kommer att avgöra hur lång tid som ska allokeras till aktiviteten i projekttidplanen.
4. Tilldela uppgiftsägare
Kolla igenom aktiviteterna i projekttidplanen och se till att varje aktivitet är allokerad till en resurs. Det här är särskilt viktigt om du fakturerar för timarbete och behöver se till att teamet håller koll på antalet arbetade timmar.
Det går bra att använda generiska resurser om du saknar information om vem som ska utföra arbetet, men helst tilldelar du arbete till namngivna personer. Det underlättar ansvarsfördelning och resursplanering. Skulle du behöva använda generiska resurser, gör en anteckning för att uppdatera din plan längre fram.
5. Var transparent
Professionella projektplaneringsverktyg kan vara krångliga och svåra att navigera i för den oinvigde. Det betyder dock inte att du inte kan dela med dig av projekttidplanen till dina kollegor.
Många verktyg som Primavera P6, Microsoft Project och vårt eget ScheduleShare gör det möjligt att exportera data i en rad olika format så att delar ur projektet kan delas med teamet. Genom att se hur ens egen del går samman med alla andras kan teammedlemmarna bättre förstå vad de bidrar med och vilket värde det ger.
Förbered en professionell tidplan
Om du inte har personer internt som kan strukturera projekttidplan, tilldela rätt resurser, se till att alla beroenden fungerar som de ska och sätta upp rapporter för teamet, så kan du lägga ut projekttidplanen på entreprenad. Precis, du behöver inte göra det själv.
En riktigt bra projekttidplan kan hjälpa dig hålla tidplanen, kommunicera med din kund och fånga in adekvat data för hantering av intjänat värde–rapportering (EVM ).
Dessa 5 enkla tips är bara toppen av isberget när det kommer till effektiv projektplanering, men de utgör en bra början. Du är mer än välkommen att höra av dig till oss om du vill veta mer om hur du bäst planerar dina projekt.