Earned Value Management – en introduktion

I den här artikeln kommer du kunna läsa om Earned Value Management. Vi går igenom grunderna, förklarar viktiga begrepp och samlar ihop några av många fördelar med att använda metoden vid projektstyrning och -planering.

Vad är Earned Value Management (resultatvärdesmetoden)?

Earned Value Management (EVM) är en teknik, eller en metod, som integrerar tidplan och kostnader för att bedöma hur projektet presterar i relation till tid, budget och prestation. Den jämför den planerade tidplanen (både ekonomiskt och arbetsflödesrelaterad) med det faktiska produktionsförloppet.

EVM svarar i huvudsak på tre viktiga frågor om varje projekt:

Vart var vi?
Var är vi just nu?
Vart är vi på väg?

…och grundar sig i tre grundläggande mätvärden: 

Planerat värde (Planned Value)
Planerat värde är, enkelt uttryckt, din överenskomna budget för ett projekt. Exempelvis, om du planerar att spendera 50 000 SEK på att renovera konferensensrummet är ditt planerade värde just 50 000 SEK.

Faktisk kostnad (Actual Cost)
Faktisk kostnad är i korthet det värde du spenderat vid ett givet datum.

Intjänat värde (Earned Value)
Med intjänat värde mäter du framstegen i projektet i monetära termer. I stället för att rätt och slätt mäta hur många procent av projektet som slutförts kan du med intjänat värde mäta värdet av utfört arbete, och därmed få fram långt mer djupgående data.

Mätning av prestation och avvikelse

Under projektets gång behöver du löpande kunna utläsa hur det går utifrån tid, budget och slutfört arbete. Skillnaden mellan planerade och faktiska framsteg kan avslöja om arbetet ligger före eller efter tidplanen och om du ligger över eller under budget.

För att få reda på om du ligger i fas kan du använda dig av olika formler för prestation och avvikelse. De vanligaste av dessa är Schedule Variance (SV), Cost Variance (CV), Schedule Performance Index (SPI) och Cost Performance Index (CPI).

I bilden: PV = Planned Value / AC = Actual Cost / EV = Earned Value / SV = Schedule Variance / CV = Cost Variance

Grafen här ovan illustrerar hur en tidplan baserad på EVM kan se ut och hur du med hjälp av några av ovan nämnda formler ser hur du ligger till. Här nedan förklarar vi formlerna lite närmare.

SV = Schedule Variance
Formel: SV = Earned Value – Planned Value

Med hjälp av ovan formel får du reda på om du ligger före, efter eller exakt i tid enligt din tidplan. Om din SV är ett negativt tal ligger du efter, är det lika med 0 ligger du i fas och är det ett positivt tal ligger du före.

CV = Cost Variance
Formel: CV = Earned Value – Actual Cost

CV är motsvarande formel till SV. Skillnaden är att du med den får reda på hur du ligger till i relation till din budget.

SPI = Schedule Performance Index
Formel: SPI = Earned Value / Planned Value

SPI mäter hur nära du är att slutföra projektet i relation till schemat. Om resultatet är större än 1 ligger projektet före schemat. Mindre än 1 betyder att det ligger efter, medan lika med 1 betyder att allt sker enligt schemat.

Till exempel: Ditt intjänade värde (EV) är 300 000 SEK medan ditt planerade värde (PV) är 500 000 SEK. Med formeln får vi:

SPI = 300 000/500 000
SPI = 0,6

Det här översätts till: Du ligger efter schemat. För varje timmes arbete med projektet slutför teamet 0,6, det vill säga lite över 30 minuter.

CPI = Cost Performance Index
Formel: CPI = Earned Value / Actual Cost

CPI visar hur budgeteffektivt projektet är.

Om resultatet är högre än 1 går projektet bättre än planerat, om resultatet är 1 följer projektet den planerade budgeten och om det är mindre än 1 är projektet över budget.

Till exempel: Enligt samma värden som ovan.

CPI = 300 000 / 600 000

CPI = 0,5

Det här översätts till: Projektet är över budget.

Så – varför EVM?

Earned Value Management ger dig kontroll över din budget och tidplan. Du kan stärka produktionsprocessen för projektet, mildra misslyckanden och signalera vid antågande problem så att de kringgås effektivt och i tid.

Varför EVM är en fördelaktig metod vid projektstyrning och -planering beror på många faktorer som i mångt och mycket skiljer sig åt beroende på vilken bransch du är verksam i. Men det går att i generella, lite enklare drag dela upp fördelarna utifrån vilken sida av projektet du står på: entreprenörsidan eller kundsidan. Här kommer några fördelar utifrån respektive sida:

Entreprenörsfördelar

Ger förutsättningar för genomgående hög projektprestation (performance)
Skapar förutsättningar att hantera risker i tid
Mäter och ser noggrant projektets framsteg i alla skeden
Behöver endast ett system som spårar tid, utfört arbete och budget i stället för flera
Prognostiserar slutdatum och kostnader vid slutet av projektet

Kundfördelar

Informerar om projektet är värt att investera i
Ger enkelt exakta rapporter
Transparens genom hela projektet
Skapar förutsättningar för välgrundade beslut om ytterligare finansiering
Minimerar misstag under projektgången

Avslutningsvis

Den här artikeln skrapar på ytan av Earned Value Management. För att få en bättre förståelse för hur du kan tillämpa metoden i dina projekt är du välkommen att höra av dig till oss på Swepoint Management– vi berättar gärna mer!