Därför ska du använda DCMA:s 14-punktsbedömning
DCMA:s (Amerikanska försvarsdepartementet) 14-punktsbedömning är en uppsättning riktlinjer för analys av tidplaner. Projektledare och projektplanerare världen över använder dessa för att kvalitetssäkra tidplanen, identifiera risker, rekommendera korrigerande åtgärder och avgöra om ett projekt är på väg att nå sina mål.
DCMA:s 14 punkter
1. Logik (logic)
Är tidplanen logiskt kopplad? Logiken i tidplanen omfattar schemalagda uppgifter. Saknade eller felaktiga länkar måste korrigeras eftersom det är omöjligt att fastställa en korrekt kritisk linje utan logik i tidplanen.
2. Leads (negativa förskjutningar)
Negativa förskjutningar kan upplevas förvirrande och stör tidplanens flöde. Det är bättre att bryta ner långa aktiviteter till kortare kända aktiviteter som är sammankopplade med FS-relationer, utan förskjutningar.
3. Lags (positiva fördröjningar)
DCMA tillåter positiva fördröjningar men har fastställt en gräns om 5% av aktivitetsrelationerna för användningen i en tidplan. Det bästa alternativet är att ersätta fördröjningarna med uppgifter som beskriver orsaken till efterföljande aktivitet, t.ex. ”tid för behandling/granskning”.
4. FS-relationer
Även om programvarorna för tidplanering stödjer alla relationstyper så bestämmer DCMA att minst 90% av relationerna i tidplanen bör vara Finish-Start (FS), även om både Start-Start (SS) och Finish-Finish (FF) är godtagbara. Här finns för övrigt olika filosofier, en del vill använda både SS och FF om man inte använder FS, men att bygga en hel tidplan med SS är oantagbart.
5. Hårda begränsningar (hard constraints)
Dessa påverkar tidplanens logik och förhindrar beräkningen av en korrekt kritisk linje/float paths (i bästa fall är det endast projektslutet som har en hård begränsning).
Hårda begränsningar används i vissa fall på kontraktuella eller viktiga milstenar för att mäta marginalen som en förening av dessa. I de fallen är det viktigt att de inte är kopplade till några aktiviteter utan endast används för mätning eftersom de felaktigt kan hamna på projektets kritiska linje.
I DCMA:s bedömning anges att hårda begränsningar bör begränsas till 5% av de oavslutade uppgifterna. Alla typer av begränsningar avråds från att användas, och en tidplan bör fungera utan dem.
6. Hög float (marginal)
Aktiviteterna kanske inte är kopplade på rätt sätt, det kan orsaka onödig stress på den kritiska linjen. En sällsynt orsak till väldigt hög float är avsaknaden av efterföljare till en aktivitet eller milsten. Det totala floatvärdet på en aktivitet är begränsad till 44 dagar, så se därför över aktiviteter som har mer än två månaders total float och begränsa antalet till 5% av de ofullständiga aktiviteterna.
7. Negativ float (försening)
Tidsplaner som har aktiviteter med negativ float är redan försenade mot en milsten eller aktivitet med en hård begränsning. I bästa fall ska endast projektslutet ha en hård begränsning eftersom varje sådan skapar en aktivitetskedja med total float som felaktigt kan visas som kritisk för projektet. DCMA rekommenderar att man helst undviker att ha negativ float i tidplanen. Om det finns negativa marginaler, se till att det finns en dokumenterad plan för att minska förseningen.
8. Aktiviteter med lång varaktighet
Begränsa aktiviteter med lång varaktighet till 5% av de ofullständiga uppgifterna. Dela upp långa aktiviteter i en serie kortare för att få mer detaljerade uppgifter.
9. Ogiltiga datum
Prognostiserat arbete (framtida arbete) får inte ligga i det förflutna och faktiskt arbete (slutfört arbete) får inte ligga i framtiden. Det här undviker ologiska situationer där framtida arbete planeras i det förflutna och avslutat arbete sker i framtiden.
10. Resurser
Resurssättning är inget krav, men DCMA vill att tidplanerna ska vara resurs- och kostnadssatta. Om du väljer denna väg ska du se till att den resurssatta tidplanen är fullständig; aktiviteter som omfattar ett arbete (timmar) eller annan resurs (t.ex. maskinkostnad) måste ha en kostnad eller tillhörande resurs allokerad. I undantagsfall har milstenar kostnader/intäkter allokerade, som t ex betalmilstenar.
11. Missade aktiviteter
Denna punkt tittar på hur många aktiviteter som har avslutats sent jämfört med baseline. Endast 5% av aktiviteterna får glida från sina baseline-datum för slutförande. Detta mått är ett konservativt och retrospektivt mått på tidplanens utveckling, men det är en bra allmän kontroll för att se om ditt projekt kommer att leverera i tid eller inte.
12. Test av kritisk linje
Säkerställer att tidplanen har en kontinuerlig koppling från projektstart till projektslut. Det testar integriteten hos en tidplans kritiska linje och letar efter flöden (float paths) som drivs av bra logiska kopplingar.
13. Critical Path Length Index
Critical Path Length Index (CPLI) är en framåtblickande mätare som bedömer den effektivitet som krävs för att slutföra projektet enligt tidplanen. Det mäter förhållandet mellan projektets längd på den kritiska linjen och projektets totala rörelsetid i förhållande till projektets längd på den kritiska linjen. Den kritiska linjens längd är tiden i arbetsdagar från det aktuella datumet till projektets slutförande. Målsättningen är 1,0 och tidplaner som har ett CLPI som är lägre än 0,95 måste granskas ytterligare.
14. Baseline Execution Index (BEI)
Baseline Execution Index (BEI) är en tidig varningsindikator för att ett projekt är i risk för att inte hålla tidplanen. De flesta tidsplaneringsprogram har ingen BEI-variabel, men det är möjligt att beräkna förhållandet själv. BEI-kvotens avancerade, icke-triviala och målinriktade varningar gör att beräkningen är värd mödan. Ett BEI på 1,0 innebär att tidsplanen är på rätt spår.
Sammanfattning
DCMA:s 14-punktsbedömning är en robust uppsättning riktlinjer för kvalitet i tidplanen. Tidplaner som lämnas in till försvarsdepartementet måste genomgå och klara denna bedömning innan projekten godkänns. Även om bedömningen ursprungligen infördes för försvarsdepartementets tidplaner har den blivit en branschstandardmätning och en användbar resurs för att förstå bästa tidplaneringspraxis.
Det finns mängder med fördelar med att tillämpa DCMA:s 14-punktsbedömning på din egen tidplan. Bland annat kommer du undvika vanliga fallgropar som kan försämra kvaliteten på dina tidplaner.
Bedömningen säkerställer också att tidplanen är väldokumenterad och logiskt komplett. Genom att dokumentera tidplanen förklarar du varje mätetal så att tydligheten ökar för både dig och projektgruppen. Det kan också ge förtroende till den högsta ledningen och intressenterna.
Även om DCMA:s 14-punktsbedömning är så gott som heltäckande så ger den inga garantier för att ditt projektresultat kommer att bli framgångsrikt. Analysen av tidplanen ökar sannolikheten för framgång, men att ta fram en väl genomarbetad tidplan är bara en del av ett projekt. Den måste fortfarande utföras, utvärderas och underhållas under hela projektets livscykel.
Vill du veta mer om hur vi arbetar med DCMA:s 14-punktsbedömning eller hur du kan applicera det i ditt projekt?
Hör av dig! Vi tar gladeligen emot samtal, mejl eller ifyllda kontaktformulär från dig som vill veta mer om det vi gör och hur det kan hjälpa just dig.