5 fördelar med att använda WBS

Första steget i din projektplanering är att ta fram en Work Breakdown Structure (WBS). Den definierar allt du behöver genomföra i projektet (och i vilken ordning) för att du ska uppnå projektmålen. Genom att visualisera projektet i en hierarkisk struktur så får du en förståelse för projektomfattningen och möjligheten att allokera resurser till alla dina projektuppgifter.

Och som om inte det vore nog – här ger vi dig ytterligare 5 fördelar med att ta fram en WBS i din projektplanering.

1. Identifierar allt arbete

Vad händer om du missar någon aktivitet i projektet? Med snäva deadlines och höga krav kan små missar ge stora konsekvenser för projektet.

Genom att identifiera och samla alla viktiga delar i projektet så får du en bra och nödvändig överblick som minimerar risken för missade uppgifter.

2. Skapar en helhetsbild

När alla projektdeltagare har en samsyn om projektets hierarkiska struktur så skapas förståelse för vem som ska göra vad och när det behöver ske.

3. Förbättrar kommunikationen

När du tar fram en WBS så behöver du och övriga deltagare gå samman för att planera genomförandet för respektive aktivitet. Under planeringen kommer ni fram till vem som gör vad samtidigt som ni delegerar ansvar och bestämmer kommunikationsvägar.

WBS som metod ser till att alla vet vad som förväntas av dem och projektet genom hela projektgenomförandet. Det ger goda förutsättningar för tydlig och effektiv kommunikation.

4. Minimerar förändringar

Förändringar är vanliga i stora projekt, särskilt i genomförandefasen. Det leder till förändringskostnader och minskar chansen för projektet att möta kundens förväntningar.

När du tar fram en WBS enligt konstens alla regler så har du med stor sannolikhet gjort rätt redan från början. Det minimerar risken att behöva genomföra förändringar.

5. Hjälper till att identifiera risker

Vid projektriskhantering genomförs ofta workshops som flaggar för generiska risker. När du gör en WBS kan du identifiera risker på så kallad ”arbetspaketnivå”. Det gör riskidentifieringen mer relevant och specifik.

Vissa risker kan stanna inom arbetspaketet (som ska hanteras och övervakas av det teamet), andra kan delegeras till den som är Risk Manager eller till projektledaren beroende på projektets omfattning och dina interna processer.

Work Breakdown Structure – ett fundament

Precis som med mycket annat inom projektplanering ter sig verkligheten väldigt olika från gång till gång, men det finns metoder som består. En WBS är fundamental i stora, komplexa projekt där många aktörer behöver samarbeta över långa perioder. Den lägger grunden för ett väl genomfört projekt och är ovärderlig över hela projektets framdrift.

Vill du veta mer om hur vi arbetar med WBS eller hur du kan applicera det i ditt projekt?

Hör av dig! Vi tar gladeligen emot samtal, mejl eller ifyllda kontaktformulär från dig som vill veta mer om det vi gör och hur det kan hjälpa just dig.